Custos ao contratar funcionário: entenda quanto sua empresa realmente gasta ao registrar um colaborador
Muitos empresários acreditam que contratar alguém significa apenas pagar o salário combinado. No entanto, os custos ao contratar funcionário envolvem encargos, benefícios obrigatórios, provisões e responsabilidades legais que impactam diretamente o caixa da empresa.
Quando esses custos são desconhecidos ou mal calculados, o empresário corre o risco de contratar acima de sua capacidade financeira, acumulando passivos trabalhistas e dificuldades na gestão da folha.
Neste artigo, vamos detalhar cada custo envolvido — de forma clara e objetiva — para que você tome decisões mais seguras na sua empresa.
O salário é apenas uma parte dos custos ao contratar funcionário
Ao analisar os custos ao contratar funcionário, o primeiro ponto é entender que o salário contratual não representa o valor total desembolsado pela empresa.
Além do salário, existem encargos e obrigações legais que aumentam o custo real do colaborador, como FGTS, INSS patronal (para empresas não enquadradas no Simples), provisionamento do 13º, férias e eventuais benefícios.
Esse cenário exige planejamento financeiro e acompanhamento próximo da contabilidade, evitando surpresas no fluxo de caixa e mantendo a operação saudável.
Encargos obrigatórios que compõem o custo da contratação
Os encargos fazem parte dos custos ao contratar funcionário e variam conforme o regime tributário da empresa.
Os principais encargos são:
- FGTS (8%) sobre o salário bruto;
- INSS patronal (20%) para empresas do Lucro Presumido/Real;
- RAT (1% a 3%) conforme atividade da empresa;
- Sistema S (até 5,8%), dependendo do enquadramento tributário.
Empresas do Simples Nacional possuem redução significativa desses percentuais, mas continuam responsáveis pelo FGTS e demais obrigações trabalhistas.
Benefícios obrigatórios e opcionais entram no cálculo
Muitos empresários não percebem que benefícios também fazem parte dos custos ao contratar funcionário.
Benefícios obrigatórios:
- Vale-transporte (com desconto de 6% do salário do empregado);
- Depósito do FGTS;
- Descanso semanal remunerado (DSR).
Benefícios opcionais (mas comuns):
- Vale-alimentação ou refeição;
- Plano de saúde;
- Bonificações;
- Vale-combustível;
- Auxílio-educação.
Mesmo opcionais, esses benefícios ajudam a reter talentos e tornam a vaga mais atrativa — embora aumentem o custo mensal da folha.
Provisões: férias, 13º salário e rescisões
Entre os custos ao contratar funcionário, poucos são tão ignorados quanto as provisões legais.
Provisões que devem ser calculadas mensalmente:
- 13º salário (1/12 por mês trabalhado);
- Férias (1/12 por mês trabalhado);
- Adicional de 1/3 constitucional de férias;
- Multa rescisória do FGTS (40%), quando aplicável.
Empresas que não provisionam se surpreendem no final do ano ou no momento da rescisão. Isso compromete o caixa — principalmente em negócios pequenos. Uma boa contabilidade evita esse problema gerenciando tudo mês a mês.
Custos ao contratar funcionário no Simples, Presumido e Real: diferenças importantes
O regime tributário influencia significativamente nos custos ao contratar funcionário.
🔹 Simples Nacional
Encargos reduzidos, sem INSS patronal na maioria das atividades. Excelente para pequenas empresas.
🔹 Lucro Presumido e Lucro Real
Incidem INSS patronal (20%), Sistema S, RAT e demais contribuições. O custo de folha aumenta e exige cálculo mais detalhado.
Por isso, antes de contratar, é essencial analisar não apenas a necessidade do cargo, mas também o impacto no regime tributário da empresa.
Como calcular o custo total de um funcionário antes de contratar
Para calcular corretamente os custos ao contratar funcionário, o empresário deve considerar:
- Salário bruto;
- Encargos;
- Provisões;
- Benefícios;
- Riscos trabalhistas futuros.
Exemplo simples:
Um funcionário com salário de R$ 2.000 pode custar entre R$ 2.600 e R$ 3.400 para a empresa — dependendo do regime tributário e dos benefícios oferecidos.
Ter clareza dos valores evita contratações equivocadas, excesso de custos e problemas financeiros. A contabilidade consultiva da EMCONT ajuda o empresário a entender seus custos reais antes de tomar qualquer decisão estratégica.
📘 Link de referência oficial
Simulador de custos do trabalhador — Gov.br:
📞 Fale com a EMCONT e contrate com segurança e planejamento
Antes de contratar, conte com quem entende do assunto e evita riscos trabalhistas.
👉 Fale com a EMCONT:
www.emcontgc.com.br
